¿Qué es el FF&E de un hotel y cómo se compra?

¿Qué significan las siglas FF&E?

FF&E son las siglas en inglés de Furniture, Fixtures and Equipment: mobiliario, accesorios y equipamiento. Es el término que usa el sector para todo lo que se especifica para el interior de un proyecto y no forma parte fija del edificio.

En un presupuesto de hotel es una partida propia, separada de la obra, porque la compran otras personas, a otros proveedores y con otros plazos.

La consultora OCCA lo resume con una imagen: si pudieras dar la vuelta al edificio y sacudirlo, todo lo que cayera sería FF&E. Las paredes, los techos, las puertas y las ventanas se quedan en su sitio, así que no lo son. La regla no es exacta en todos los casos, porque hay carpintería anclada que también se incluye, pero sirve para la mayoría de las dudas.

¿Qué incluye el FF&E de un hotel?

El mobiliario y los elementos decorativos de todas las zonas del hotel, más parte del equipamiento: sofás, sillas, mesas, camas, cabeceros, lámparas decorativas y cortinas, entre otros. OCCA añade el mobiliario de spa, los escritorios de oficina, los accesorios, la iluminación, los electrodomésticos, los equipos audiovisuales e informáticos y la carpintería especial.

En un hotel, buena parte del FF&E está en las habitaciones, porque cada pieza se multiplica por el número de llaves. Por eso el cálculo de cantidades por tipo de habitación es la base de todo el presupuesto; lo explicamos en cómo amueblar una habitación de hotel.

¿Cuál es la diferencia entre FF&E y OS&E?

OS&E significa Operating Supplies and Equipment, suministros y equipamiento operativo. Según OCCA, son normalmente productos que no necesitan instalación, mientras que el FF&E se especifica, se fabrica o se compra y se coloca en el proyecto.

El OS&E incluye también lo que usa el personal: uniformes, material de oficina y equipos de limpieza. Separar las dos partidas importa por tres motivos. Tienen proveedores distintos, se presupuestan aparte y siguen otro calendario: como el OS&E no se instala, no depende del avance de la obra, mientras que el FF&E tiene que llegar cuando la habitación está terminada y antes de la apertura.

¿Cómo se especifica el FF&E y quién lo hace?

Lo especifica el interiorista del proyecto, a menudo con un diseñador o una consultora de FF&E. El resultado es una documentación que fija cada pieza antes de comprarla.

OCCA describe esa documentación como la programación de los elementos finales del diseño. Suele incluir:

• Especificaciones de cada pieza.
• Planos de iluminación.
• Planos de fabricación de las piezas hechas a medida.
• Paneles de muestras de materiales y acabados.
• Listas de proveedores.
• Desglose del presupuesto.
• Matrices de cantidades, por zona y por tipo de habitación.

Antes de llegar a esa documentación, OCCA divide la búsqueda de cada pieza en cinco pasos: investigación, desarrollo de producto, ensayos, presupuesto y programación. Investigar es encontrar quién puede fabricar la pieza; desarrollarla, ajustarla al diseño; ensayarla, comprobar que aguanta el uso y cumple lo que pide el proyecto; y presupuestarla y programarla, fijar su precio, su cantidad y su fecha.

Cada pieza lleva un código y una ficha. Una buena ficha dice dónde va la pieza, cuántas unidades hacen falta, sus medidas, la madera y el acabado, el tejido y sus ensayos de fuego, las normas de resistencia que debe superar, como EN 16139 en asientos de uso no doméstico, y el plazo de entrega. Lo que debes pedirle al fabricante de cada pieza está en la guía de mobiliario contract.

Las piezas a medida necesitan un paso más: un plano técnico y una muestra aprobados antes de fabricar. Así trabaja también Kadek Living en sus muebles a medida: ajusta medidas, acabado, tapizado y color, o fabrica una pieza nueva a partir del dibujo del interiorista.

¿Cuánto cuesta el FF&E de un hotel?

En un hotel nuevo, el FF&E supone entre el 10 y el 15 % del presupuesto total de construcción, según OCCA. Es una cifra de orden de magnitud: la categoría del hotel, cuánto se hace a medida y de dónde viene cada pieza la mueven hacia un extremo o el otro.

El FF&E se amortiza. OCCA sitúa su vida útil entre 3 y 7 años, y por eso recomienda una reserva de FF&E desde el primer día de apertura para sustituir lo que se gasta o se queda anticuado. Su propuesta es empezar bajo, en torno al 2 %, cuando el mobiliario es nuevo, y subir el porcentaje cada año a medida que envejece. OCCA no precisa sobre qué base se calcula ese 2 %; fíjala en el modelo financiero con quien vaya a gestionar el hotel.

Dos decisiones cambian el presupuesto más que el precio de cada pieza. La primera es la durabilidad: una pieza que se puede retapizar o volver a acabar alarga la vida útil y reduce lo que hay que reservar. La segunda es la cantidad de proveedores: cada uno añade un transporte, un plazo y una coordinación más.

¿Cómo se compra el FF&E: directo a fábrica o con un agente de compras?

Hay dos caminos principales, que se pueden combinar: un agente o empresa de compras que gestiona todo el FF&E, o la compra directa a cada fabricante. También se pueden combinar: un agente para el conjunto y compra directa de las piezas que más pesan.

Con un agente de compras

Una vez aprobadas y programadas las piezas, el equipo de compras las presupuesta, negocia, compra y entrega en obra. Es lo que OCCA describe como su servicio de procurement. Conviene cuando hay muchos proveedores pequeños que coordinar, porque concentra en un solo interlocutor los pedidos, los plazos y las entregas.

Directo a fábrica

Comprar al fabricante quita intermediarios y pone al proyecto en contacto con quien hace la pieza, lo que ayuda en piezas a medida, donde las preguntas técnicas van y vienen. A cambio, la coordinación de plazos y entregas recae en el proyecto. Kadek Living, por ejemplo, vende con precios directos de fábrica, y una persona en Madrid sigue cada pedido hasta la entrega en obra; los acabados se pueden ver antes en su showroom de Madrid.

Plazos

Sea cual sea el camino, el plazo de entrega, el tiempo que tarda en fabricarse una pieza, marca el calendario. Pide primero las piezas hechas a medida y las que vienen de lejos, y confirma cada plazo por escrito antes de cerrar el calendario de apertura. Para ver cómo se plantea todo el mobiliario de un hotel, de las habitaciones a la terraza, consulta mobiliario para hoteles.